Gästeplanung auf der eigenen Hochzeit

Was ist zu beachten?

Ohne Gäste ist keine Hochzeit komplett. Doch im Vorfeld der Hochzeit erschwert die Gästeplanung definitiv die gesamte Hochzeitsplanung. Wer soll eingeladen werden, wer nicht? Gibt es einzelne Personen, die möglichst nicht mit anderen an einem Tisch sitzen sollten? Gibt es Besonderheiten, die beachtet werden müssen? Die andere Frage ist immer die nach dem »plus eins«. Wer bringt welche Partner oder Freunde mit, mit wie vielen Leuten kann wirklich gerechnet werden? Dieser Artikel schaut sich das Thema einmal an

gedeckter Tisch

Abbildung 1: Ein feierlich dekorierter Tisch: Bis dahin ist es gerade in Bezug auf die Gästeplanung bei einer Hochzeit ein weiter Weg.

Gästezahl genau planen

Die tatsächliche Gästezahl ist entscheidend. Sie entscheidet über die Größe des Saals, der Sitzgelegenheiten, aber auch über das Essen. Beim Buffet mag es wenig auffallen, wenn zwei Personen mehr kommen, doch wenn das Essen als Menü serviert wird, sind zwei Personen mehr schlichtweg zwei Personen zu viel. Mit aus diesem Grund haben sich mittlerweile auch hier die »Save-the-Date-Karten« durchgesetzt, die mehrere Vorteile bieten:

    • Einladung – diese Karten dienen als Einladung, allerdings erweitern sie die klassische Hochzeitseinladung. Denn diese Zusatzkarte wird an das Hochzeitspaar zurückgesandt, jedoch mit einer Besonderheit. Auf ihnen wird die Zahl der »Anhänge« notiert.
    • Gestaltung – die Karten können, wie auch die Einladungen an sich, ganz originell und individuell gestaltet werden. Es sind witzige Vorlagen erhältlich, aber auch höchst romantische.
    • Besonderheiten – die einfachste Variante kann einfach nur lauten: »Gast X erscheint«. Weitere Varianten bieten einen eigenen Spielraum für die namentliche Nennung des Anhangs: »Gast X erscheint mit Partner Y und Kind Q«. Dieser Version bietet sich immer bei Platzkarten an, denn die Gästenamen sind nun alle bekannt.
    • Trickkiste – ganz geschickt ist es, auf den Save-the-Date-Karten wichtige Informationen zu erfragen. Es genügt schon ein Feld mit Lebensmittelbesonderheiten: Sind die Personen Veganer oder Vegetarier? Gibt es Unverträglichkeiten? Diese Variante sichert zugleich die Gäste ab, denn einmal notiert, können sie darauf vertrauen, dass die Heiratenden diese Infos beachten.

Wichtig ist, deutlich zu kommunizieren, dass einzig die eingeladenen Gäste eingeplant werden, die diese Save-the-Date-Karten zurückschicken. Paare können natürlich frankierte Rückumschläge beilegen, alternativ bietet sich die Onlinevariante an:

  • Mailadresse – eine eigens für diese Hochzeit eingerichtete Mailadresse. Hier melden sich alle kommenden Gäste samt Anhang und Besonderheiten.
  • Gruppe – in den sozialen Netzwerken können auch Gruppen eröffnet werden. Doch Vorsicht: Das endet nicht selten im Chaos.
  • WhatsApp-Gruppe – hier gilt dasselbe, wie für die Gruppen in den sozialen Netzwerken. Die wenigsten Gäste schreiben schlichtweg eine Nachricht mit allen Informationen und niemand reagiert darauf. In den Gruppenchats gehen echte Informationen oft zu schnell unter.

Auf Besonderheiten der Gäste eingehen

Rund um die Gästeliste und die Platzierung einzelner Gäste auf der Hochzeit ranken sich ausreichend Klischees, die leider häufig der Wahrheit entsprechen. Es gibt wohl in allen Familien- und Freundeskreisen Personen, zwischen denen möglichst Welten, nicht nur Tische oder Sitzplätze liegen sollten. Auf der eigenen Hochzeit muss jedoch auch darauf geachtet werden. Gibt es Familienmitglieder oder Freunde, die andere Gäste überhaupt nicht leiden können, so sollten diese niemals an einem gemeinsamen Tisch sitzen. Mit Glück betrifft das nur zwei Personen, mit Pech sind es gleich mehrere. Darüber hinaus sollte auf folgende Besonderheiten eingegangen werden – hier helfen jedoch gute Save-the-Date-Karten mit Hinweisfeldern:

  • Allergien – niemand möchte, dass die eigene Hochzeit mit einem Noteinsatz endet. Aus diesem Grund sollte schon frühzeitig erfragt werden, ob einige Gäste an Allergien leiden. Besonders auf eine Nussallergie muss eingegangen werden, denn diese kann im Ernstfall zu einem Rettungseinsatz führen.
  • Ernährungsstile – wer von den Gästen isst nur vegetarisch, wer ernährt sich ausschließlich vegan? Mittlerweile sind diese Ernährungsstile durchaus üblich, sodass die Frage nahezu obligatorisch ist. Dennoch: Ist kein Buffet geplant, muss das Menü diese Gäste gesondert beachten. Es gibt keinen größeren Stimmungsbrecher als ein Menü, das ausschließlich fleischhaltige Lebensmittel oder Speisen mit tierischen Inhalten bereithält.
  • Kinder – auch auf Kinder sollte stets gesondert eingegangen werden. Hier steht nicht das Essen im Mittelpunkt, sondern die Unterhaltung. Nur wenige Kinder vollbringen es, eine lange Hochzeitsfeier gesittet am Tisch zu verbringen. Daher: Spiele, Spielmöglichkeiten und möglichst einen eigenen Bereich zur Verfügung stellen. So können die Kinder gemeinsam spielen, ohne die Erwachsenen zu stören.

Wer sich die Überlegungen rund um die Sitzplätze und Platzkarten sparen möchte, der sollte den Raum so einteilen, dass sich jeder seinen eigenen Platz sucht. Diese Vorgehensweise löst auch die Eitelkeiten rund um den Brauttisch. Leider gibt es immer einige Gäste, die unzufrieden sind, wenn sie nicht dicht beim Brautpaar sitzen – oder alternativ sehr von sich eingenommen sind, wenn sie dort sitzen.

Die zeitliche Planung

Die Planung einer Hochzeit dauert – lange. Es ist gut, schon im Vorfeld von sämtlichen Standesamt- und Kirchenterminen mit der Gästeplanung und der Überlegung der Örtlichkeit zu beginnen. Gerade besondere Locations müssen oft längst im Voraus gebucht werden. Stehen die wichtigsten Daten, gilt es:

  • Gästeplanung – die Vorarbeit wurde bereits geleistet, nun geht es an die Einladungen. Die sollten so weit im Voraus wie möglich verschickt werden.
  • Rückmeldungen – sie sollten mit einer festen Frist und Form versehen sein. Rund einen Monat nach dem Erhalt der Einladung sollte eine Rückantwort samt besonderer Notizen wie Allergien oder Ernährungsweisen und der zusätzlichen Personenzahl vorliegen. Eine Übergangsfrist kann weitere vier Wochen betragen. Wer bis dahin nicht antwortet, der kommt nicht zur Hochzeit. Das mag harsch klingen, doch ohne diese Vorgehensweise ist eine ordentliche Planung nicht möglich.
  • Catering/Koch – das wird gebucht, sobald die Frist der Rückmeldung vergangen ist. Die meisten Dienstleister sind gut gebucht und benötigen ebenfalls Planungszeit.
  • Unterhaltung – auch die Unterhaltung wird sogleich gebucht.

Viele Paare machen den Fehler und setzen keine Antwortfristen. Das ist im Endeffekt immer schwierig, da Unsicherheiten aufkommen und eventuell sogar ein zu großes Catering gebucht wird. Diese Kosten lassen sich vermeiden, zudem ist es jedem Gast möglich, innerhalb von einem Monat eine Antwort zu geben

Brautpaar

Abbildung 2: Wer die Gästeplanung im Griff hat, schafft auch den Rest.

Fazit – das Paar ist der Star

Auf der Hochzeit ist das Paar der Star, daher darf es rund um die Planung auch Ansprüche stellen. Gerade bei der Gästeplanung ist viel Überlegung notwendig, doch auch das resolute Anfordern von Antworten ist absolut in Ordnung.

Bildquellen:
Abbildung 1: @ Fotografielink (CC0-Lizenz) / pixabay.com
Abbildung 2: @ StockSnap (CC0-Lizenz) / pixabay.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.